行政助理/文员

秘书和行政助理通常从事以下工作：

• 接听电话、记录信息或转接电话
• 安排预约和更新活动日历
• 安排员工会议
• 处理收发邮件和传真
• 准备备忘录、发票或报告
• 编辑文档
• 维护数据库和档案系统
• 进行基本簿记

秘书和行政助理帮助组织高效运转。他们使用计算机软件创建电子表格、管理数据库、准备演示文稿、报告和文件。他们还可能与供应商谈判、购买供应品、管理库房或公司图书馆。秘书和行政助理还使用视频会议和其他办公设备。具体工作职责因经验、职称和专业而异。

下面举例说明秘书和行政助理的类型： 

行政秘书和行政助理为办公室和组织的高层管理人员提供高级支持。他们通常要处理复杂的职责，如审查收到的文件、开展研究和编写报告。有些人还负责监督办事员。

法律秘书和行政助理必须了解法律术语和程序。他们在律师或律师助理的监督下准备传票、投诉、动议、传票和其他法律文件。他们还负责审阅法律期刊并帮助进行法律研究--例如，核实法律简报中的引文和引证。

医疗秘书和行政助理为医生或医学家抄写口述记录、准备报告或文章。他们还负责记录病人的简单病史、安排病人住院或处理保险付款。医务秘书和行政助理需要熟悉医学术语和代码、病历以及医院或实验室程序。

秘书和行政助理（法律、医疗和行政人员除外）是秘书和行政助理的最大分类。他们为学校、政府和私营企业等几乎所有经济部门的办公室处理行政事务。例如，学校秘书通常负责家长、学生、社区、教师和学校管理人员之间的大部分沟通工作。他们安排约会、接待来访者，并记录学生档案。

决策技能。秘书和行政助理经常要确定任务的轻重缓急，并代表雇主做出决策，因此良好的判断力至关重要。

人际交往技能。秘书和行政助理与客户、顾客或员工打交道。在与他人交流时，他们应有效沟通，礼貌待人。

组织技能。秘书和行政助理将文件、文件夹和日程安排得井井有条，使办公室高效运转。

写作技巧。秘书和行政助理在与经理、员工和客户沟通时会撰写备忘录和电子邮件。因此，他们必须掌握良好的语法，确保准确性，并保持专业的语气。

• 秘书和行政助理，法律、医疗和行政人员除外    
• 医疗秘书和行政助理    
• 行政秘书和行政助理    
• 法律秘书和行政助理